Job offer

Spécialiste du recrutement depuis plus de 45 ans, GR Intérim et Recrutement, recherche pour son client, un cabinet d’avocats international, un(e) Assistant(e) de Direction Polyvalent (e) H/F - Anglais Courant (CDD)

Ce poste est à pourvoir en CDD dans le cadre d’un remplacement de congé maternité, basé à Paris, pour une durée d’environ 8 mois.

Votre rôle sera d’accompagner une équipe d’avocats dans leur activité quotidienne et de contribuer au bon fonctionnement du bureau.

DEFINITION DES TACHES

Votre rôle est réparti à 50% sur de l'assistanat classique auprès de vos associés et à 50% sur la gestion de la vie du bureau.

À ce titre, vos principales missions seront les suivantes :

• Vous assurez le soutien quotidien d’une équipe d’avocats et participez au bon fonctionnement du bureau.
• Vous gérez les agendas complexes, organisez les rendez-vous, réunions et conférences téléphoniques, et planifiez les déplacements professionnels.
• Vous êtes l’interface principale pour les appels, les e-mails et la correspondance, tout en préparant et mettant en forme les documents nécessaires (Word, PowerPoint, PDF).
• Vous participez à l’ouverture et au suivi des dossiers clients, aux commandes de documents officiels et à l’archivage physique et électronique.
• Vous contribuez à la gestion administrative et financière : préparation de la facturation, envoi des factures et relances, saisie des notes de frais, suivi des dépenses.
• Vous mettez à jour les bases de données, participez à la préparation d'évènements et autres sujets avec l'équipe BD.
• Vous prenez en charge l’accueil des visiteurs et des nouveaux arrivants, assurez la logistique des réunions et formations, et gérez les fournitures ainsi que les prestataires externes (ménage, coursiers…).
• Polyvalent(e), proactif(ve) et organisé(e), vous contribuez à la fluidité du fonctionnement du bureau et à la coordination des activités de l’équipe.

COMPETENCES REQUISES

• Formation en assistanat ou en gestion administrative
• Expérience réussie de 3 à 5 ans sur un poste similaire, idéalement au contact direct d’associés ou dans un environnement exigeant (cabinet d’avocats, conseil, etc.)
• Aisance dans un environnement international avec un anglais courant, utilisé aussi bien à l’oral qu’à l’écrit
• Excellente maîtrise du Pack Office
• Rigueur, sens de l’organisation et capacité à gérer des priorités multiples tout en garantissant une excellente qualité de travail.

PROFIL RECHERCHE

Nous recherchons une personne organisée, rigoureuse et motivée, capable de gérer les priorités et de s’adapter à des situations d’urgence avec calme et efficacité. Vous faites preuve de proactivité et d’anticipation, tout en restant discret(ète) et respectueux(se) de la confidentialité. Doté(e) d’un bon relationnel et d’un véritable esprit d’équipe, vous êtes dynamique, polyvalent(e) et prêt(e) à vous investir pleinement pour contribuer au bon fonctionnement de l’équipe.

Rémunération & avantages

• Rémunération comprise entre 40 et 50K€, selon le profil et l’expérience
• Poste basé sur 35 heures hebdomadaires
• Statut non cadre
• Accès au CSE
• Prise en charge des frais de transport à hauteur de 50 %

REF : ICK/ASSDOM/0326